Työvaatepalvelun kilpailutusopas – näin kilpailutat työvaatepalvelun

Onko työvaatepalvelun kilpailuttaminen työlästä?

Se riippuu siitä, miten kilpailutus toteutetaan.

Sinun ei tarvitse olla työvaatteiden, standardien tai tekstiilihuollon asiantuntija kilpailuttaaksesi palvelun. Asiantunteva palveluntarjoaja auttaa kartoittamaan tarpeet ja löytämään yrityksesi toimintaan sopivat ratkaisut.
Oma työmääräsi voi siis pysyä hyvinkin kohtuullisena. Samalla saat arvokasta tietoa työvaatepalvelusi nykytilasta, kustannuksista ja mahdollisista kehityskohteista.

Kilpailuttaminen ei myöskään tarkoita automaattisesti palveluntarjoajan vaihtamista. Sen avulla saat paremman kuvan nykyisestä palvelustasi ja siitä, olisiko tarjolla yrityksellesi toimivampi tai kustannustehokkaampi ratkaisu.

Milloin työvaatepalvelu kannattaa kilpailuttaa?

Kilpailuttamisen tarvetta kannattaa arvioida ainakin silloin, kun nykyisessä työvaatepalvelussa on toistuvia ongelmia tai et enää tiedä, vastaako palvelu yrityksesi nykyisiä tarpeita.

1. Työntekijät ovat tyytymättömiä työvaatteisiin

Vaatteiden istuvuudesta, laadusta tai kestävyydestä tulee jatkuvasti palautetta. Eri työtehtäviin tai vartalotyypeille ei välttämättä ole riittävästi vaihtoehtoja.

2. Et tiedä, mistä työvaatepalvelun kustannukset muodostuvat

Tiedät ehkä palvelun kuukausittaisen hinnan, mutta et sitä, kuinka paljon yrityksellä on työvaatteita, kuinka aktiivisesti niitä käytetään tai mistä kaikesta laskutetaan.

3. Maksat vaatteista, jotka eivät ole aktiivisessa käytössä

Työvaatekantaan on voinut vuosien aikana kertyä tarpeettomia tai kiertämättömiä vaatteita, joista aiheutuu kustannuksia.

4. Palvelu ei kehity yrityksesi mukana

Henkilöstömäärät, työtehtävät ja turvallisuusvaatimukset muuttuvat. Työvaatepalvelun pitäisi pystyä muuttumaan niiden mukana.

5. Nykyinen palvelu aiheuttaa tarpeettomasti hallinnollista työtä

Jos vaatteiden tilaaminen, käyttäjätietojen ylläpitäminen, korjausten seuranta tai kustannusten selvittäminen vie paljon aikaa, prosessissa voi olla kehitettävää.

Mitä kannattaa selvittää ennen kilpailutusta?

Kaikkea ei tarvitse selvittää valmiiksi. Muutaman asian tarkistaminen kuitenkin helpottaa nykyisen palvelun ja uusien vaihtoehtojen vertailua.

1. Tarkista nykyinen sopimuksesi

Selvitä nykyisen työvaatepalvelusi sopimuskausi ja sopimuksen päättämiseen liittyvät ehdot. Erityisesti vuokravaatepalvelussa kannattaa tarkistaa, liittyykö sopimuksen päättämiseen työvaatteiden lunastamista tai muita kustannuksia. Sopimusehdot vaikuttavat myös siihen, milloin palveluntarjoajan vaihto voidaan käytännössä toteuttaa.

2. Selvitä nykyisen palvelun kustannukset

Pelkkä kuukausi- tai vuosikustannus ei välttämättä kerro koko totuutta. Selvitä mahdollisuuksien mukaan:
• kuinka paljon työvaatteita yrityksellä on
• mistä vaatteista ja palveluista maksetaan
• mihin veloitus perustuu
• kuinka aktiivisesti vaatteet todellisuudessa kiertävät.
Mitä paremmin tunnet nykyisen palvelun kustannusrakenteen, sitä helpompaa vaihtoehtoja on vertailla keskenään.

3. Kerää kokemuksia nykyisestä palvelusta

Numeroiden lisäksi kannattaa kysyä palautetta työvaatteiden käyttäjiltä.

Ovatko vaatteet sopivia työtehtäviin? Ovatko ne mukavia ja oikean kokoisia? Kestävätkö ne käytössä? Korjataanko rikkinäiset vaatteet? Ovatko puhtaat vaatteet saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan?

Käyttäjien kokemukset voivat tuoda esiin kehityskohteita, jotka eivät näy laskuissa tai raporteissa.

Näin työvaatepalvelun kilpailutus etenee Cleworin kanssa

1. Aloitetaan alkukartoituksella

Teemme alkukartoituksen, jossa käymme läpi nykyisen työvaatepalvelun, kehitystarpeet ja työvaatteiden turvallisuusvaatimukset. Näin saamme kokonaiskuvan nykytilanteesta ja siitä, mitä uudelta palvelulta tarvitaan.

2. Tutustutaan työympäristöön ja tarpeisiin

Sovimme tapaamisen ja tutustumme yrityksesi toimintaan paikan päällä. Kierroksen aikana kirjaamme havaintoja ja selvitämme, millaisissa työtehtävissä ja olosuhteissa työvaatteita käytetään.

3. Suunnitellaan yritykselle sopiva ratkaisu

Valitsemme yrityksellesi sopivat työvaatteet laajasta valikoimasta ja suunnittelemme palvelukokonaisuuden tarpeidesi mukaan.

Clewor ei ole sidottu omaan työvaatemallistoon, joten vaihtoehtoja voidaan etsiä useiden työvaatetoimittajien valikoimista. Jos nykyisessä työvaatekannassa on edelleen hyvin soveltuvia vaatteita, niitä voidaan mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös uudessa SmartWear®-palveluratkaisussa.

4. Lasketaan kustannukset

Saat euromääräisen tarjouksen, jonka avulla uuden palvelun kustannuksia voidaan verrata nykyiseen ratkaisuun.

Voimme laskea työvaatepalvelun kustannukset 1–3 vuoden ajalle. Näin vertailu ei perustu vain yksittäiseen hintaan, vaan palvelun kustannuksia voidaan tarkastella pidemmällä aikavälillä.

5. Päätät, onko muutos yrityksellesi järkevä

Kartoituksen ja tarjouksen jälkeen sinulla on enemmän tietoa päätöksesi tueksi. Näet nykyisen palvelun mahdolliset kehityskohteet, millainen vaihtoehtoinen ratkaisu voisi olla ja mitä se maksaisi.

Sen jälkeen voit arvioida, onko nykyinen ratkaisu edelleen yrityksellesi sopiva vai olisiko aika tehdä muutos.

Mitä työvaatepalveluita vertaillessa kannattaa katsoa?

Hinta on tärkeä, mutta pelkkä kuukausi- tai kappalehinta ei kerro koko totuutta. Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen:

• Kokonaiskustannukset: mistä maksat ja ovatko kustannukset läpinäkyviä?
• Työvaatteet: soveltuvatko ne työntekijöille, työtehtäviin ja turvallisuusvaatimuksiin?
• Palvelun toimivuus: kuinka vaivatonta vaatteiden hallinta, huolto ja seuranta on?
• Palvelun joustavuus: pystyykö ratkaisu kehittymään yrityksesi tarpeiden mukana?

Parhaan vaihtoehdon ratkaisee kokonaisuus: kuinka hyvin palvelu toimii yrityksesi arjessa ja mitä saat vastineeksi maksamallesi hinnalle.